مهارات في الاكسيل لا تعرفها دعنا نعرفك بهاة
دعوني اخبركم ببعض المهارات الاكسيلية من خلال هذا الموضوع ستبهرك ولا تعرفها ويجب عليك أن تبدأ في استخدامها خاصاً في العمل لانها ستثقل منك في مجالك وايضاً ستثقل من معرفتك التكنولوجية.
يمكنك بسهولة أن تقوم بفصل عمود يحتوي علي مجموعة خلايا بها مجموعة قيم الي عدة اعمدة او صفوف بشكل آلي، فعلي سبيل المثال لديك Computerwd.15484 ولديك العمود بالكامل علي هذا النحو وتريد ان تفصله الي عدة اعمدة او صفوف بناء علي النقطة "." بحيث يصبح CompterWd في عمود علي حدي و الارقام في عمود اخر. وهذا الامر بسيط وكل ما عليك هو اختيار وتحديد العمود ثم الضغط علي Data ثم Text To Columns كما بالصورة بالاعلي.
ثم تقوم باختيار Delimited ثم تقوم بالضغط علي Next ، ثم تقوم باختيار Other وتقوم بجوارها بكتابة الحد الفاصل فعلي سبيل المثال العامل المشترك والذي اريد فصل العمود من خلاله هو "." فاقوم بكتابتها واذا كان رقم او فصله او اي رمز اخر، فقم بكتابته ثم اضغط Finish. (لاحظ ازالة علامة الصح بجوار Tab)
والان ستجد انه تم فصل العمود الي عمودين وفقاً وما قمت بتحديده، ويمكنك بعد ذلك تحويلهم الي صفوف كما تريد. [راجع موضوع اشياء في الاكسيل لم اكن اعرفها واعتقد انك لا تعرفها ايضاً]
يمكنك اضافة اختصار لكلمة او جملة تريد بحيث يقوم الاكسيل بشكل تلقائي وآلي باستبدال هذا الاختصار بشكل تلقائي داخل الاكسيل بهذه الكلمة او الجملة في كل مرة يتم كتابة الاختصار فيها، ويمكنك القيام بذلك من خلال الضغط علي File ثم options ثم Proofing ثم Auto-Correct Options ثم تقوم بكتابة الاختصار في حقل Replace وتقوم بكتابة الجملة في حقل With ثم تقوم بالضغط علي Add ثم اضغط OK. وهكذا سوف يتم استبدال هذا الاختصار في كل مرة بشكل تلقائي بالجملة.
يمكنك التحكم في القيم المدخلة في مجموعة خلايا بحيث تكون بين اطار تاريخ معين او في اطار قيم معينة ولا يسمح الاكسيل بتجاوز المدة او العدد، وبذلك يمكنك التقليل من القيم الخاطئة، فكل ما عليك هو تحديد مجموعة الخلايا ثم الضغط علي Data ثم Data Validation ،ومن Settings نلاحظ أن حقل Allow يحتوي علي قائمة منسدلة تضم مجموعة قيم وهي:
وفقاً وما تقوم باختيار سيطلب منك أن تقوم بادخال القيم التي تريد السماح بها فقط، فعلي سبيل المثال اذا تم اختيار Date سيطلب منك ادخال تاريخ بداية وتاريخ نهاية واذا تم ادخال اي تاريخ خارج هذه الفترة في اي من الخلايا المحددة فستظهر رسالة خطأ. كما ويمكنك تعديل حقل Data الي Not Between حيث تكون الأرقام المدخلة لا تكون بين قيمتين او Equal To حيث تكون البيانات المدخلة تساوى قيمة معينة، او Not Equal To حيث تكون البيانات المدخلة لا تساوى قيمة معينة او Greater Than حيث تكون الأرقام المدخلة أكبر من قيمة اقل يتم تحديدها، او Less Than حيث تكون الأرقام المدخلة أقل من قيمة اعلي يتم تحديدها او Greater Than Or Equal To حيث تكون الأرقام المدخلة أكبر من أو تساوى قيمة اقل يتم تحديدها او Less Than Or Equal To حيث تكون الأرقام المدخلة أقل من أو تساوى قيمة اعلي يتم تحديدها.
كما يمكنك الضغط علي Input Message لادخال رسالة تظهر عند محاولة ادخال اي بيانات الي هذه الخلايا ويمكنك استخدامها لتنبيه من يقوم بالكتابة الي بالبيانات الصحيحة فقط والموافق عليها.
اما عن نافذة Error Alert فيمكنك من خلالها اختيار أن يتم ايقاف او تحذير او اعلام من يقوم بادخال بيانات خاطئة، فيمكنك تعديل بدلاً من أن يتم ايقافه الي أن يتم تحذيره فقط من خلال اختيار Warning بدلاً من Stop.
فصل عمود او صف الي عدة اعمدة وصفوف بشكل آلي
يمكنك بسهولة أن تقوم بفصل عمود يحتوي علي مجموعة خلايا بها مجموعة قيم الي عدة اعمدة او صفوف بشكل آلي، فعلي سبيل المثال لديك Computerwd.15484 ولديك العمود بالكامل علي هذا النحو وتريد ان تفصله الي عدة اعمدة او صفوف بناء علي النقطة "." بحيث يصبح CompterWd في عمود علي حدي و الارقام في عمود اخر. وهذا الامر بسيط وكل ما عليك هو اختيار وتحديد العمود ثم الضغط علي Data ثم Text To Columns كما بالصورة بالاعلي.
ثم تقوم باختيار Delimited ثم تقوم بالضغط علي Next ، ثم تقوم باختيار Other وتقوم بجوارها بكتابة الحد الفاصل فعلي سبيل المثال العامل المشترك والذي اريد فصل العمود من خلاله هو "." فاقوم بكتابتها واذا كان رقم او فصله او اي رمز اخر، فقم بكتابته ثم اضغط Finish. (لاحظ ازالة علامة الصح بجوار Tab)
والان ستجد انه تم فصل العمود الي عمودين وفقاً وما قمت بتحديده، ويمكنك بعد ذلك تحويلهم الي صفوف كما تريد. [راجع موضوع اشياء في الاكسيل لم اكن اعرفها واعتقد انك لا تعرفها ايضاً]
التصحيح الآلي في الاكسيل
يمكنك اضافة اختصار لكلمة او جملة تريد بحيث يقوم الاكسيل بشكل تلقائي وآلي باستبدال هذا الاختصار بشكل تلقائي داخل الاكسيل بهذه الكلمة او الجملة في كل مرة يتم كتابة الاختصار فيها، ويمكنك القيام بذلك من خلال الضغط علي File ثم options ثم Proofing ثم Auto-Correct Options ثم تقوم بكتابة الاختصار في حقل Replace وتقوم بكتابة الجملة في حقل With ثم تقوم بالضغط علي Add ثم اضغط OK. وهكذا سوف يتم استبدال هذا الاختصار في كل مرة بشكل تلقائي بالجملة.
التحكم في القيم المضافة الي خلية او مجموعة خلايا Data Validation
يمكنك التحكم في القيم المدخلة في مجموعة خلايا بحيث تكون بين اطار تاريخ معين او في اطار قيم معينة ولا يسمح الاكسيل بتجاوز المدة او العدد، وبذلك يمكنك التقليل من القيم الخاطئة، فكل ما عليك هو تحديد مجموعة الخلايا ثم الضغط علي Data ثم Data Validation ،ومن Settings نلاحظ أن حقل Allow يحتوي علي قائمة منسدلة تضم مجموعة قيم وهي:
- Any Value : يقوم بالسماح بأى نوع من المدخلات.
- Whole Number : يقوم بالسماح بإدخال الأرقام الصحيحة ولا يسمح بإدخال الأرقام العشرية.
- Decimal Number : يسمح بإدخال الأرقام العشرية.
- List : يسمح بإدخال قائمة منسدلة Drop Menu.
- Date : يسمح بإدخال تاريخ.
- Time : يسمح بإدخال الوقت.
- Text Length : يسمح بإدخال نص بطول محدد.
- Custom : تخصيص لإدخال بيانات أخرى أو معادلات كما تريد تحديداً.
وفقاً وما تقوم باختيار سيطلب منك أن تقوم بادخال القيم التي تريد السماح بها فقط، فعلي سبيل المثال اذا تم اختيار Date سيطلب منك ادخال تاريخ بداية وتاريخ نهاية واذا تم ادخال اي تاريخ خارج هذه الفترة في اي من الخلايا المحددة فستظهر رسالة خطأ. كما ويمكنك تعديل حقل Data الي Not Between حيث تكون الأرقام المدخلة لا تكون بين قيمتين او Equal To حيث تكون البيانات المدخلة تساوى قيمة معينة، او Not Equal To حيث تكون البيانات المدخلة لا تساوى قيمة معينة او Greater Than حيث تكون الأرقام المدخلة أكبر من قيمة اقل يتم تحديدها، او Less Than حيث تكون الأرقام المدخلة أقل من قيمة اعلي يتم تحديدها او Greater Than Or Equal To حيث تكون الأرقام المدخلة أكبر من أو تساوى قيمة اقل يتم تحديدها او Less Than Or Equal To حيث تكون الأرقام المدخلة أقل من أو تساوى قيمة اعلي يتم تحديدها.
كما يمكنك الضغط علي Input Message لادخال رسالة تظهر عند محاولة ادخال اي بيانات الي هذه الخلايا ويمكنك استخدامها لتنبيه من يقوم بالكتابة الي بالبيانات الصحيحة فقط والموافق عليها.
اما عن نافذة Error Alert فيمكنك من خلالها اختيار أن يتم ايقاف او تحذير او اعلام من يقوم بادخال بيانات خاطئة، فيمكنك تعديل بدلاً من أن يتم ايقافه الي أن يتم تحذيره فقط من خلال اختيار Warning بدلاً من Stop.
تعليقات
إرسال تعليق